Produkt

Zespół i przypisania

Gdy na tym samym numerze WhatsApp pracuje kilku operatorów, automatyczne przypisanie kieruje nowe tickety do najbardziej odpowiedniej osoby lub zespołu — na podstawie typu zapytania, firmy i kontaktu — więc ręczne rozdzielanie znika, a czasy oczekiwania spadają.

  • Startuje przy pierwszej wiadomości nowego ticketa
  • Kryteria: typ zapytania, firma i kontakt
  • Reguły: Najlepsze dopasowanie albo Wszystkie dopasowania
  • Tylko jeśli jest odpowiednia osoba odpowiedzialna (online, chyba że włączono opcję offline)
  • Maksymalny czas oczekiwania i pierwsza odpowiedź, która przejmuje ticket

Wypróbuj: włącz reguły, wybierz Najlepsze dopasowanie albo Wszystkie dopasowania i ustaw maksymalny czas oczekiwania.

Kiedy zaczyna działać

System uruchamia się przy pierwszej wiadomości nowego ticketa. Porównuje informacje z ticketa z zakresami odpowiedzialności za typ zapytania, firmę i kontakt, a następnie przypisuje według wybranej reguły.

Automatyczne przypisanie dotyczy pierwszych wiadomości klienta i kończy się, gdy pojawia się aktywność operatora. Jeśli otworzysz nieprzypisane zapytanie, opcja „Przypisz przy otwarciu” pozwala przejąć je osobie, która je otwiera — bez podwójnej pracy.

  • Dopasowanie po typie zapytania
  • Dopasowanie po firmie kontaktu
  • Dopasowanie po kontakcie (dedykowany opiekun)

Na tickecie pojawia się chip Auto i operator z najlepszym dopasowaniem.

Najlepsze dopasowanie albo wszystkie dopasowania

Przy Najlepszym dopasowaniu ticket trafia tylko do osoby z najwyższą punktacją — idealne dla dedykowanych specjalistów. Przykład: ticket Handlowy od ACME Corp — Lucia ma typ + firmę, Anna tylko typ, Marco tylko firmę → otrzymuje go wyłącznie Lucia.

Przy Wszystkich dopasowaniach przypisywane są wszystkie osoby mające przynajmniej jeden wspólny zakres odpowiedzialności — idealne dla elastycznych zespołów. W tym samym przykładzie: Anna, Marco i Lucia, z chipem Auto w nagłówku.

Ten sam ticket ACME/Handlowy: przy Wszystkich dopasowaniach otrzymują go Anna, Marco i Lucia.

Dostępność i maksymalny czas oczekiwania

Domyślnie automatyczne przypisanie działa tylko wtedy, gdy co najmniej jeden odpowiedzialny operator jest online lub nieaktywny. Możesz dopuścić także użytkowników offline. W każdym przypadku możesz przypisać ręcznie, przypisać do wszystkich albo wybrać Nikt.

Konfigurowalny maksymalny czas oczekiwania (domyślnie 15 minut) usuwa automatyczne przypisanie, jeśli nie nadejdzie odpowiedź: zapytanie wraca do nieprzypisanych i jest widoczne dla wszystkich.

Bez odpowiednich osób online (i przy wyłączonej opcji offline) pozostaje ręczne przejęcie.

Pierwsza odpowiedź przejmuje ticket

Jeśli ticket jest przypisany automatycznie do kilku operatorów, pierwsza odpowiedź jednego z nich przejmuje ticket: pozostali zostają usunięci i zostaje jedna osoba odpowiedzialna. Żadnego nakładania się pracy, odpowiedzialność zawsze jasna.

W Ustawienia → Przypisanie administrator włącza reguły, wybiera tryb, ustawia maksymalny czas i określa, kto obsługuje klientów prywatnych oraz kontakty bez firmy. Zakresy odpowiedzialności za typ, firmę i kontakt konfiguruje się w odpowiednich sekcjach.

Odpowiedz: pozostali przypisani automatycznie znikają i zostaje jedna osoba odpowiedzialna.